Auditor harus Independen, Kompeten,
Objective & Siap Mental
MENGAPA
AUDITOR HARUS OBJECTIVE ??
artinya auditor harus mengacu pada
OBJECTIVE EVIDENCE ? Dan apa sih definisiDari ISO 19011:2011 Guidelines for
Auditing Management Systems, pengertian nya adalah Data pendukung mengenai
keberadaan dan kebenaran suatu hal yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem
manajemen yang didapat berdasarkan pengamatan(observasi), pengukuran, evaluasi
dan pengujian dan dapat diverifikasi keabsahannya.
OBJECTVE
EVIDENCE bisa berupa :
1. Fakta yang diperoleh selama observasi,
misalnya : hasil observasi menunjukkan bahwa pekerja tidak mengikuti standard/
instruksi K3, ditemukan karyawan merokok dekat penyimpanan solvent
2. Rekaman
(catatan), misalnya :
terdapat record keluhan masyarakat terkait lingkungan belum ditindaklanjuti,
hasil pengukuran kebisingan melebihi standard, analisa insiden lingkungan belum
ada analisa penyebab dan tindakan perbaikan
3. Pernyataan, misalnya : manajemen atau karyawan
tidak memahami sasaran Lingkungan, karyawan tidak memahami simbol-simbol B3
yang tertera dilapangan
Apa yang bisa memverifikasi
Objective Evidence ini .. tidak lain adalah KRITERIA
AUDIT. Kriteria
Audit antara lain :
1. Dokumen
vs Persyaratan
Kesesuaian isi dokumen dengan
persyaratan, misalnya : Persyaratan SMK3 mengharuskan ada safety induction
terhadap karyawan Kontraktor, aktualnya : terdapat proses plating yang
dilakukan oleh subcont tetapi tidak ada prosedur atau sistem yang mengatur
sistem pengendalian proses yang disubkan dan tidak ada JSA.
2 Dokumen
kerja vs dokumen lainnya
Keterkaitan antar dokumen,
keterkaitan antara prosedur dengan instruksi kerja dan recordnya, keterkaitan
antara Manual Perusahaan dengan prosedur dst. Misalnya : pada prosedur tanggap
darurat terdapat IK masing-masing keadaan darurat aktualnya tidak ada IK
tanggap darurat.
3 Dokumen
kerja vs Pelaksanaan
Kesesuaian pelaksanaan dan prosedur
tertulisnya, misalnya : prosedur menyatakan bahwa ketika terjadi Insiden K3
harus dilakukan investigasi kecelakaan. aktualnya : Insiden hanya dilaporkan ke
bagian GA tanpa ada investigasi
4 Standard
vs Aktual
Ketentuan dalam Prosedur Internal
Auditor adalah batas waktu pengisian rencana tindakan perbaikan oleh Auditee
dalam Laporan Audit adalah maks 5 hari kerja ternyata aktualnya lebih.
Untuk menjadi Seorang Auditor yang
baik Bukan sekedar Memastikan sistem dijalankan sesuai aturan (prosedur atau
persyaratan SMK3 / ISO / OHSAS 18001) Tetapi dapat Membantu melihat kelemahan
dari sistem manajemen.
MENGAPA Auditor Harus fokus ke
PERFORMANCE ??
Karena jika hanya fokus ke Compliance
Audit misal saat kita mengaudit Proses Rekruitmen maka hanya ini fokus kita :
“Apakah prosedur p Rekruitmen sudah sesuai dengan persyaratan SMK3/ISO
14001/ISO lain/standar lain ? Apakah prosedur Rekruitmen dijalankan dengan
konsisten ?”
namun jika kita melihat PERFORMANCE
maka fokus kita menjadi seperti ini : “Apakah prosedur Rekruitmen sudah sesuai
dengan persyaratan SMK3/ISO 14001 ? Apakah prosedur Rekruitmen dijalankan
dengan konsisten ?” + “Apakah objectives/ tujuan proses Rekruitmen tercapai ? Karyawan
Baru yang didapat dari proses seleksi sesuai standar kompetensi dan proses
rekruitmen tepat waktu ? Apakah Proses Rekruitmen sudah mengcover standar /
range salary yang sudah ditetapkan Perusahaan ? “
Diskusi Online
Tanya :
Apakah Boleh memilih auditor yang ada di pihak ke 3 ?
Lihat latar belakang pengalaman
auditor, Auditor dengan pengetahuan dan latar belakang tidak sesuai dengan
ruang lingkup audit perusahaan kita maka sangat berpotensi tidak maksimal
bagi perbaikan organisasi
*Apa
kompetensi yang harus dimiliki auditor?*
Jawaban : Pendidikan,
Pelatihan. Pengalaman Kerja dan Pengalaman Audit.
#1. Prinsip,
prosedur dan teknik audit
1. Standard ISO 9001 & 14001
versi2015
2. Situasi organisasi
3. Peraturan perundangan dan
persyaratan lain Lingkungan yang berlaku
4. Memahami teknologi proses
5. Tambahan skill untuk mengelola
audit, seperti perencanaan, mengorganisasi, komunikasi dan mengarahkan (Lead
Auditor )
6. Dibuktikan dengan Ijazah pendidikan
7. Bukti pelatihan dan lulus ujian
8. Bukti pengalaman kerja dan
pengalaman audit
#2 Memiliki
kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan baik
1. Menjelaskan maksud dengan baik
sesuai level dari auditee.
2. Membuat laporan temuan audit dengan
jelas, mudah dimengerti.
#Ke3 :
Memiliki personal atribute yang baik, dapat membuat suasana audit menjadi
nyaman
Tanya : Apa
saja konflik antara auditor dan auditee dan cara mengatasi ?
Jawab : ada
beberapa jenis Konflik antara lain:
#Progressive Hostility yaitu:
sikap permusuhan yang timbul secara bertahap.
Misalnya kebanyakan interview
diawali dengan damai (peaceably), tetapi sifat tidak berteman timbul sesuai
dengan pergerakan waktu seiring ditemukannya banyak ketidak sesuain atau sifat
audit yang cenderung intimidasi atau mulai lelah.
Yang dapat dilakukan Auditor antara
lain:
Menjelaskan kepada auditee bahwa
audit adalah audit sistem bukan orang. Penyimpangan terjadi mungkin karena
ketidakjelasan sistem (instruksi kerja tidak jelas) atau mengindikasikan adanya
kelemahan pada sistem (tidak dilakukannya on the job training/ sosialisasi
terhadap sistem yang baru)`
# Immediate yaitu sikap permusuhan
yang langsung ditunjukkan pada saat audit dimulai, misalnya :
Saya sibuk, bagaimana kalau auditnya
minggu depan saja ?
Saya sebentar lagi ada meeting, bisa
ngga auditnya 15 menit saja ?
Kondisi ini biasanya
meng-indikasikan lemahnya komitmen dan suppot dari manajemen, audit kurang
dianggap sebagai suatu program penting
^Yang dapat dilakukan Auditor antara
lain:
Tidak perlu
ribut dengan auditee , cek apakah memang kebetulan ada urusan mendadak (tidak diduga) yang
penting, yang tidak bisa ditinggalkan, jika ya maka atur schedule penggantinya.
Jika kondisi tersebut terjadi karena
kurangnya komitment, maka catat dan informasikan ke Lead Auditor. Lead auditor
akan menyampaikan masalah ini ke Manajemen
Tanya :
Jenis-jenis temuan audit apa saja ?
#Major
Nonconformity : Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan dari sistem untuk
memenuhi salah satu persyaratan & Beberapa minor Ketidaksesuaian terhadap
satu elemen dapat mengisyaratkan kegagalan sistem sehingga dapat dikategorikan
sebagai major nonconformity
#Minor
Nonconformity: kriterianya
a.l
Ketidak sesuaian terhadap
persyaratan yang tidak mengakibatkan pada kegagalan dari suatu system atau
mengurangi kemampuan Organisasi dalam menjamin kondisi proses yang
terkontrol (Sesuai tujuan sistem ya)
# Observasi
/OFI biasanya
Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses akan tetapi terdapat suatu
peluang untuk menimbulkan ketidaksesuaian atau peluang untuk meningkatkan
efektifitas proses
Tanya :
Bagaimana cara melakukan sampling observasi saat audit ?
Karena terbatas oleh waktu dan
sumber daya maka proses audit dilakukan dengan cara sampling, beberapa teknik
sampling a.l;
1. Vertical
Slice Sampling : Mengambil satu sample dan memeriksa
kesesuaiannya terhadap semua element sistem manajemen atau persyaratan tertentu
yang terkait
2. Horizontal
Slice Sampling : Konsentrasi pada satu elemen sistem manajemen dan memeriksa beberapa
sample terkait dengan elemen tersebut.
Pada umumnya, digunakan kombinasi
dari kedua teknik tersebut.
Tanya : Apa
saja yang disampaikan saat opening meeting ?
1. Memperkenalkan team audit
2. Menguraikan ruang lingkup
3. Menguraikan tujuan audit audit
adalah audit sistem bukan audit orang, penyimpangan mengindikasikan adanya
kelemahan pada sistem, bukan kesalahan pada orang
4. Rincian proses audit (apa, siapa,
kapan dan dimana) dan Lain-lain.
Tanya :
Berapa lama untuk mengaudit?
Berdasarkan Manday (jumlah
orang/hari audit) tergantung dari :
1. Scope (jangkauan audit)
2. Personel (auditor) yang
tersedia
3. Waktu yang tersedia untuk
menyelesaikan audit
4. Kebutuhan keahlian atau pengalaman
tertentu dari area tersebut
